সৌজন্যতা কমবেশি সবাই পছন্দ করে। অনেকসময় অপ্রয়োজনীয় মনে হলেও কিছু ক্ষেত্রে এইদিকটা খেয়াল রাখা উচিত। যেমন, প্রথম লাইনেই প্রফেসরকে লিখতে পারেন, ‘আপনার অনুমতি না নিয়ে ইমেইল করার জন্য প্রথমেই ক্ষমা চেয়ে নিচ্ছি’। যদিও আপনি খুব ভালভাবেই জানেন যে, প্রথম ইমেইল পাঠানোর ক্ষেত্রে অনুমতি নেবার কোনই সুযোগ নেই। তবু এটা একটা ভদ্রতার অংশ। সেইখেত্রে প্রথম লাইনটা এমন হতে পারে, First of all, I beg your pardon that I am taking the liberty to write you without your permission.
২
এরপরেই নিজের পরিচয়খানা সংক্ষেপে দিয়ে ফেলুন। আপনি কোন ডিপার্টমেন্ট থেকে, কত সালে, কীরকম সিজিপিএ নিয়ে পাশ করেছেন সেটা সংক্ষেপে লিখুন। এইভাবে লিখতে পারেন, I would like to introduce myself as a student of X Department, Y University, Bangladesh. I have completed my bachelor degree with CGPA A/4.00.
৩
কোন বিষয়ে, মাস্টার্স না পিএইচডি এবং কোন সেমিস্টারে (ফল নাকি স্প্রিং) আপনি এপ্লাই করতে চান সেটাও লিখুন। এইভাবে লিখতে পারেন, I would like to apply for Masters/phd in X in The University of Y for next fall’16.
৪
ভূমিকা শেষ। এখন মূল আলোচনা শুরু। তাকে বুঝিয়ে বলুন কেন আপনি তাকে ইমেইলটি করেছেন। আপনি কেন তার কাজের প্রতি আগ্রহী। আপনি যদি তার রিসার্চ প্রোফাইল ঘেঁটে থাকেন, তাহলে যে কাজগুলো আপনার সাথে মিলে গেছে বা আপনার পছন্দ, সেইগুলো নিয়েই আলোচনা করুন। তার কোন পেপার পড়ে থাকলে সেটার কথাও উল্লেখ করুন।এই অংশটাই গুরুত্বপূর্ণ। এই জায়গায় খুব সংক্ষেপে গুছিয়ে লিখুন তার কাজের প্রতি আপনার আগ্রহের কথা।
৫
এবার আপনার রিসার্চ এক্সপেরিয়েন্স শেয়ার করুন। আপনি আন্ডারগ্রেডে কোন কোন বিষয়ে কাজ করেছেন, পেপার থাকলে সেগুলোর কথাও বলুন। খেয়াল রাখবেন, যে কাজগুলো প্রফেসরের সাথে কমবেশি মিলে যায়, সেগুলো নিয়েই কথা বলা ভাল।
৬
সবশেষে তাকে কৌশলে জিগ্যেস করুন, সে এইবার স্টুডেন্ট নিচ্ছেন কিনা। যদি সে এই বছর তার ল্যাবে স্টুডেন্ট নেয়, তবে আপনি খুব আগ্রহী তার আন্ডারে কাজ করতে, এটাও যোগ করে দিন। এইভাবে লিখতে পারেন, I would like to know about research opportunities working with you.
৭
প্রথম ইমেইলেই ফিনান্সিয়াল সাপোর্টের ব্যাপারে সরাসরি কথা না বলাই ভাল। চাইলে ইমেইলের সাথে আপনার সিভি অ্যাটাচ করে দিতে পারেন। এইদিকগুলো মাথায় রেখে প্রথম ইমেইলটি আপনি পাঠাতে পারেন।
